Libro de ingresos y gastos para autónomos: plantilla y ejemplo

Llevar bien tu libro de ingresos y gastos no es un capricho contable: es lo que te permite rellenar correctamente el modelo 130 cada trimestre y defenderte con garantías ante una posible comprobación de Hacienda. Te explicamos qué libros necesitas según tu régimen, qué columnas deben tener y si un simple Excel es legalmente válido.

Qué libros necesitas según tu régimen fiscal

Estimación directa simplificada (la mayoría de autónomos profesionales y de muchas actividades empresariales): libro de ventas e ingresos, libro de compras y gastos, y libro de bienes de inversión.
Estimación directa normal (obligatoria a partir de cierto volumen de facturación): si tu actividad es mercantil, contabilidad ajustada al Código de Comercio (libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales); si es una actividad profesional no mercantil, los mismos libros de la estimación directa simplificada, más el libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
Estimación objetiva (módulos): en general no exige llevar libros contables completos, pero sí conservar las facturas numeradas por orden de fecha dentro de cada trimestre, las facturas recibidas, y un libro de bienes de inversión si aplicas amortizaciones.

Qué columnas debe tener el libro de ingresos (ventas)

Ejercicio y trimestre al que corresponde el registro.
Actividad económica (epígrafe del IAE).
Tipo de factura (completa, simplificada o rectificativa).
Descripción de la operación.
Fecha de expedición de la factura y fecha de la operación, si son distintas.
Número de factura.
Nombre y NIF del cliente.
Importe total de la factura.
Base imponible.
Tipo y cuota de retención, si aplica.
Tipo y cuota de IVA.

Qué columnas debe tener el libro de gastos (compras)

Fecha del gasto y fecha de la operación.
Número y fecha de la factura recibida.
Nombre y NIF del proveedor.
Importe total de la factura.
Base imponible.
Tipo y cuota de retención, si aplica.
Tipo y cuota de IVA.
Indicador de si se trata de un bien de inversión (un activo de duración superior a un año, que se amortiza en lugar de deducirse de golpe).

Ejemplo simplificado de libro de ingresos

Fecha	Nº factura	Cliente	Base imponible	IVA (21%)	Retención (15%)	Total
03/07/2026	2026-041	Comercial Ibérica SL	1.200,00 €	252,00 €	−180,00 €	1.272,00 €
15/07/2026	2026-042	Estudio Creativo SL	800,00 €	168,00 €	−120,00 €	848,00 €

Ejemplo simplificado de libro de gastos

Fecha	Nº factura	Proveedor	Base imponible	IVA (21%)	Total	¿Bien de inversión?
05/07/2026	F-3021	Suministros Oficina SL	85,00 €	17,85 €	102,85 €	No
20/07/2026	F-3099	TecnoStore SL	950,00 €	199,50 €	1.149,50 €	Sí (ordenador)

¿Un Excel es legalmente válido?

Sí. No es obligatorio usar libros físicos ni un software específico homologado para llevar estos registros: un Excel (o cualquier hoja de cálculo) es perfectamente válido, siempre que contenga toda la información exigida por Hacienda, esté bien organizado, sin errores ni huecos, y puedas presentarlo si te lo solicitan en una comprobación. Muchos autónomos, aun así, prefieren usar un programa de facturación que genere estos libros de forma automática, para minimizar errores manuales.

Cuánto tiempo tienes que conservarlo

La obligación tributaria de conservación se sitúa en 4 años, coincidiendo con el plazo general de prescripción fiscal, aunque el Código de Comercio recomienda conservar la documentación contable durante 6 años, y por prudencia (ante posibles responsabilidades adicionales) algunos asesores recomiendan guardarla hasta 10 años. En la práctica, lo más seguro es no borrar nunca información de ejercicios recientes y mantener copias de seguridad de todo tu histórico.

Errores comunes al llevar el libro de ingresos y gastos

Registrar los importes con IVA incluido en la base imponible, mezclando conceptos que deben ir separados.
No anotar los gastos en el momento en que llega la factura, acumulando trabajo al final del trimestre y aumentando el riesgo de olvidos.
No diferenciar los bienes de inversión del resto de gastos corrientes, lo que descuadra tu cálculo de amortizaciones.
Llevar el libro solo “de memoria” o con apuntes sueltos, sin una estructura clara por columnas que permita cuadrarlo con tus modelos trimestrales.

Preguntas frecuentes sobre el libro de ingresos y gastos

¿Tengo que presentar este libro a Hacienda cada trimestre? No, no se presenta como tal: es la base a partir de la cual calculas los importes que sí declaras en el modelo 130 y el modelo 303. Solo tendrías que mostrarlo si Hacienda te lo requiere en una comprobación.

¿Necesito un libro distinto para el IVA? Los datos de IVA (repercutido y soportado) suelen integrarse dentro del mismo libro de ingresos y gastos, siempre que incluyas las columnas de tipo y cuota de IVA; no es obligatorio duplicarlo en un libro aparte, salvo que tu volumen de operaciones lo haga recomendable por claridad.

¿Qué pasa si pierdo alguna factura y no puedo justificar un gasto anotado? Ese gasto podría no ser deducible si no puedes acreditarlo documentalmente ante una comprobación, así que conviene guardar copia digital de todas tus facturas, no solo anotarlas en el libro.

¿El libro de ingresos y gastos es lo mismo que la contabilidad de una empresa? No exactamente: es una versión simplificada pensada para autónomos en estimación directa simplificada; la contabilidad completa ajustada al Código de Comercio (libro diario, cuentas anuales) solo es obligatoria en determinados casos, como la estimación directa normal para actividades mercantiles.