Cómo hacer una factura de autónomo correctamente (requisitos legales)

Una factura mal hecha no es solo un problema estético: si le falta un dato obligatorio, puede no ser válida a efectos fiscales, ni para ti ni para tu cliente. Te explicamos qué debe incluir siempre una factura de autónomo según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Datos obligatorios de una factura completa

Número y serie: correlativo dentro de cada serie que utilices; no puede haber huecos ni repeticiones dentro de la misma serie.
Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
Datos del emisor (tú): nombre completo o razón social, NIF, y domicilio fiscal completo (calle, código postal, municipio).
Datos del destinatario (tu cliente): nombre o razón social, NIF, y domicilio fiscal completo.
Descripción de la operación: el detalle suficiente para identificar qué producto o servicio has facturado.
Base imponible: el importe antes de aplicar impuestos.
Tipo impositivo de IVA aplicado y cuota resultante, desglosados por cada tipo si hay varios en la misma factura.
Retención de IRPF, si tu actividad la lleva, indicando el porcentaje y el importe retenido.
Importe total de la factura, ya con impuestos y retenciones aplicados.

Ejemplo de factura completa

FACTURA Nº 2026-014

Emisor: Ana Pérez López — NIF 12345678A
Calle Mayor, 15, 28001 Madrid

Cliente: Comercial Ibérica SL — NIF B87654321
Avda. de la Industria, 22, 08020 Barcelona

Fecha de expedición: 14/08/2026

Concepto: Servicios de diseño gráfico — julio 2026

Base imponible ........................... 1.200,00 €
IVA (21%) ................................... 252,00 €
Retención IRPF (15%) ...................... −180,00 €
─────────────────────────────────────────────────────
TOTAL A COBRAR ............................ 1.272,00 €

Factura simplificada: cuándo puedes usarla

No siempre necesitas emitir una factura completa. Puedes usar una factura simplificada (el equivalente moderno del antiguo “tique”) en operaciones de hasta 400 € (IVA incluido), o hasta 3.000 € en determinados sectores (como la venta al por menor o la hostelería, entre otros recogidos específicamente en el reglamento). En una factura simplificada puedes omitir los datos completos del destinatario, salvo que tu cliente necesite deducirse el IVA, en cuyo caso deberá pedirte una factura completa con sus datos.

Errores comunes al facturar como autónomo

Saltarte la correlatividad de la numeración: si tienes un hueco o repites un número dentro de la misma serie, puede generar problemas ante una inspección.
Poner el domicilio fiscal incompleto, sin código postal o municipio.
No desglosar correctamente el IVA cuando una factura incluye productos o servicios con distintos tipos.
Olvidar la retención de IRPF cuando corresponde aplicarla (revisa nuestra guía de retenciones si tienes dudas sobre cuándo toca).
Modificar una factura ya emitida en lugar de anular o rectificar correctamente: una factura no se “edita” a posteriori si ya salió al cliente.
No conservar copia de todas tus facturas emitidas y recibidas durante el plazo legal exigido (habitualmente varios años, coincidiendo con el plazo de prescripción fiscal).

¿Necesito un programa de facturación para hacer esto bien?

No es obligatorio: puedes hacer facturas correctas con una plantilla en Word o Excel, siempre que incluyas todos los datos obligatorios y mantengas la numeración correlativa. Dicho esto, un programa de facturación te ahorra errores (numeración automática, cálculo de IVA y retenciones, archivo ordenado) y facilita mucho la vida a la hora de presentar tus modelos trimestrales. Tienes una comparativa de opciones en nuestro artículo sobre los mejores programas de facturación para autónomos.

Preguntas frecuentes sobre cómo facturar siendo autónomo

¿Tengo que emitir factura por cualquier venta, por pequeña que sea? Sí, como autónomo estás obligado a documentar tus operaciones mediante factura (completa o simplificada según el importe), aunque el cliente no te la pida expresamente.

¿Puedo hacer facturas a mano o tienen que ser digitales? Puedes emitirlas en papel o en formato digital (PDF, por ejemplo); lo importante es que contengan todos los datos obligatorios, no el soporte en que las emitas, salvo que te afecten las nuevas obligaciones de facturación electrónica que se están implantando de forma progresiva.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada? No debes modificarla directamente: tienes que emitir una factura rectificativa, un documento específico que corrige el error manteniendo la trazabilidad de la operación original.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar mis facturas? Como norma general, se recomienda conservar tanto las facturas emitidas como las recibidas durante un mínimo de 4 años, en línea con el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, aunque a efectos mercantiles el plazo de conservación de la documentación contable es más amplio.