Cómo cobrar facturas impagadas siendo autónomo

Un cliente que no paga no solo es un problema de tesorería: si ya ingresaste el IVA de esa factura en su momento, también puedes estar adelantando un impuesto sobre un dinero que nunca has cobrado. Te explicamos cómo reclamar la deuda y cómo recuperar ese IVA.

Paso 1: la reclamación amistosa

Antes de cualquier vía formal, lo razonable es intentar cobrar por las buenas: un recordatorio por email o teléfono, y si no hay respuesta, un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. El burofax no solo presiona al deudor, también te sirve como prueba fehaciente de la reclamación, algo que necesitarás más adelante tanto para una vía judicial como para recuperar el IVA.

Paso 2: el procedimiento monitorio

Si la reclamación amistosa no funciona, el procedimiento monitorio es la vía habitual para reclamar facturas impagadas, sin límite de cuantía y más ágil que un juicio ordinario:

No hay tasas judiciales para autónomos persona física por deudas de cualquier importe, ni para autónomos societarios en reclamaciones de hasta 2.000 €; por encima de esa cifra, los autónomos societarios sí deben abonar una tasa (en torno a 100 €).
El procedimiento se inicia con una demanda monitoria ante el juzgado correspondiente al domicilio del deudor.
El deudor tiene un plazo de hasta 20 días para pagar o presentar oposición.
Si no responde ni paga, se pasa directamente a la vía de ejecución (embargo de bienes) sin necesidad de más trámites.
Si se opone, el asunto se resuelve como juicio verbal (deudas de hasta 6.000 €) o juicio ordinario (por encima de esa cifra), procedimientos más largos y con mayor complejidad.

::: Importante El procedimiento monitorio, por sí mismo, no permite reclamar intereses de demora dentro del propio proceso: si quieres reclamarlos, tendrás que hacerlo por la vía judicial ordinaria correspondiente.

Los intereses de demora en operaciones comerciales

Como profesional, tienes derecho a exigir un interés de demora legal por operaciones comerciales (regulado por la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad) si tu cliente se retrasa en el pago más allá del plazo pactado (habitualmente 30 días, ampliable hasta 60 en determinados casos entre empresas). Este interés se calcula sumando varios puntos porcentuales al tipo de interés del Banco Central Europeo, y se publica y actualiza periódicamente por el Ministerio de Economía; conviene consultar el tipo vigente en el momento de reclamar, ya que varía a lo largo del año.

Cómo recuperar el IVA de una factura impagada

Si ya ingresaste el IVA de una factura que finalmente no has cobrado, la ley te permite recuperarlo mediante la modificación de la base imponible (artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA), siguiendo estos pasos:

Espera el plazo mínimo: 6 meses desde la fecha de devengo de la factura (para autónomos y pymes; 1 año para empresas de mayor tamaño).
Acredita la reclamación: necesitas haber reclamado la deuda de forma fehaciente, mediante una demanda judicial (incluido el propio procedimiento monitorio), un requerimiento notarial, o cualquier otro medio que acredite de forma fehaciente que has reclamado el cobro.
Emite una factura rectificativa dentro de los 3 meses siguientes a que la factura se considere incobrable (es decir, tras cumplirse el plazo de espera de 6 meses o 1 año), reduciendo la base imponible a cero o al importe efectivamente no cobrado.
Refleja el ajuste en tu modelo 303 del periodo correspondiente, y conserva toda la documentación (factura rectificativa, prueba de la reclamación) por si Hacienda te la solicita.

Si más adelante el cliente acaba pagando la deuda (total o parcialmente), tendrás que volver a repercutir el IVA correspondiente sobre esa parte cobrada.

Cómo prevenir los impagos antes de que ocurran

Solicita anticipos o señales en proyectos de importe elevado, especialmente con clientes nuevos.
Establece plazos de pago claros en tus presupuestos y facturas, y comunica desde el principio tu política ante retrasos.
Consulta la solvencia de clientes con los que vayas a trabajar por primera vez, especialmente en proyectos de gran volumen.
No acumules trabajo sin cobrar con un mismo cliente moroso: corta la relación o exige el pago de lo pendiente antes de seguir facturando más.

Preguntas frecuentes sobre facturas impagadas

¿Puedo reclamar una factura impagada aunque no tenga contrato firmado? Sí, la propia factura, junto con cualquier prueba de la prestación del servicio o entrega del producto (emails, presupuestos aceptados, entregables), es suficiente para iniciar una reclamación.

¿Hasta cuándo tengo plazo para reclamar una deuda? El plazo general de prescripción de las acciones personales (como reclamar una deuda comercial) es de 5 años desde que la deuda es exigible, aunque conviene no dejarlo pasar tanto tiempo.

¿Necesito un abogado para el procedimiento monitorio? Para reclamaciones de hasta 2.000 € no es obligatorio ni abogado ni procurador; por encima de esa cifra, sí puede ser necesaria su intervención según el importe y la fase del procedimiento.

¿Qué pasa si recupero el IVA y luego el cliente paga la factura? Debes volver a repercutir el IVA correspondiente en el momento del cobro, regularizando la situación en tu siguiente declaración.